Pengelolaan Proyek Sistem Informasi
BAB 1
TUJUH FASE PROYEK SOFTWARE
Ada 7 fase dari proyek software, yaitu :
1. DEFINITION
2. ANALYSIS
3. DESIGN
4. PROGRAMMING
5. SYSTEM TEST
6. ACCEPTANCE
7. OPERATION
Proyek software sama dengan membangun sebuah rumah
DEFINITION DEFINISIKAN RUMAH YANG AKAN DIBANGUN
ANALYISIS SPESIFIKASI RUMAH
DESIGN ARSITEK
PROGRAMMING KONSTRUKSI RUMAH
SYSTEM TEST BASEMENT, LANTAI 1, 2, ….
ACCEPTANCE RUMAH SUDAH SELESAI
OPERATION RUMAH SUDAH DAPAT DITEMPATI
Pengelolaan Proyek Sistem Informasi
BAB 2
FASE DEFINISI
Memahami Masalah User
2.1. PENDAHULUAN
Tujuan dari fase definisi adalah untuk memahami dengan baik masalah-masalah yang dihadapi oleh user dalam memperkirakan biaya dan waktu penyelesaian proyek.
Ada 3 aktifitas utama yang harus dilakukan dalam Fase Definisi :
Pertama
Anda harus memahami dengan baik masalah-masalah yang dihadapi oleh user dan apa saja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah tersebut (KEBUTUHAN).
Kedua
Anda harus memutuskan proyek akan dilaksanakan atau tidak.
Jika keputusannnya adalah melaksanakan proyek tersebut, Anda harus dapat menganalisis semua risiko-risiko yang mungkin terjadi yang dapat menggagalkan proyek tersebut. Analisis ini sangat membantu dalam penulisan PROPOSAL yang berisi rincian menganai proyek apa yang akan ditawarkan, kapan, dan berapa biayanya (termasuk biaya untuk risiko-risiko yang mungkin terjadi).
Tulislah beberapa dokumen dan temukan beberapa kejadian penting pada akhir fase ini.
Pertama, menulis Requirement Document (RD), yaitu dokumen yang berisi rincian kebutuhan user. Dokumen RD harus jelas dan lengkap, sehingga Tim Proyek (Project Tem (PT)) dapat memahami seluruh masalah-masalah yang dihadapi oleh user dan dapat memperkirakan biaya penyelesaian proyek tersebut.. Kejadian penting pertama yang akan Anda hadapi berupa persetujuan atau penandatanganan dokumen RD oleh User dan Tim Proyek.
Selanjutnya, menulis Pendahuluan Perencanaan Proyek (Preliminary Project Plan (PPP)). PPP merupakan langkah pertama dalam merencanakan langkah-langkah berikutnya yang harus diambil untuk mengembangkan produk dan sumber-sumber apa saja yang dibutuhkan untuk setiap langkahnya. Rencana tersebut menggambarkan berapa lama sumber-sumber tersebut akan diperlukan dan berapa banyak biaya yang akan dikeluarkan.
Ketiga
Anda harus memberikan perkiraan-perkiraan ini kepada user dalam bentuk PROPOSAL.
Seberapa jauh perkiraan-perkiraan tersebut dapat dipertanggung jawabkan ? Ada dua alasan dalam hal ini. Pertama, kita tidak begitu ahli dalam memperkirakan sesuatu. Kedua, perkiraan-perkiraan tersebut dibuat pada saat masih dalam tahap pendefinisian masalah, dimana pada saat itu baru sebagian kecil informasi yang kita peroleh dari masalah yang sedemikian luas.
Jika anda tidak yakin dengan kebutuhan-kebutuhan yang telah digambarkan secara akurat dalam dokumen RD, disarankan untuk membagi proyek tersebut menjadi 2 tahap : Fase Analisis sebagai proyek pertama diikuti dengan fase sebelumnya sebagai proyek kedua.
Pada saat pendefinisian, proposal anda hanya akan menjadi analisis saja, dan ini disebut PROPOSAL ANALISIS. Setelah analisis akan ada PROPOSAL PENGEMBANGAN (Lihat bab 3). Kedua hal ini disebut dengan dua fase proposal. Kejadian penting yang terdapat disini adalah pembelian proposal oleh user.
2.2. DOKUMEN KEBUTUHAN (REQUIREMENT DOCUMENT / RD)
RD menyatakan masalah-masalah yang dihadapi user dan solusi umum yang dibutuhkan. Bahasanya berorientasi pada bahasa yang digunakan oleh user sehari-hari, dan jauh dari bahasa komputer. Kadangkala dokumen RD digunakan sebagai permohonan untuk sebuah proposal (Request for a proposal (RFP)) ketika user menawarkan proyeknya kepada kontraktor luar.
Tanya jawab dengan User
Proses tanya jawab dilakukan untuk mendapatkan informasi yang tepat dari user untuk memperoleh RD yang baik. User akan memberikan semua informasi yang anda butuhkan dan tidak lebih. Tim proyek interviewer berkewajiban untuk mempelajari semua bisnis user, memahami teknologi user, dan mengajukan pertanyaan-pertanyaan.
Masalah terbesar berkaitan dengan pemakai akhir (end-user) yang sesungguhnya petugas pemasukan data atau petugas pengirim barang yang berada di gudang. Seringkali manajer atau supervisor mengatakan bahwa pemakai akhir sangat sibuk dan tidak mampu untuk memberikan informasi yang dapat dipercaya. Terkadang manajer merasa dilangkahi atau diremehkan jika anda berhubungan langsung dengan pemakai akhir yang berada di departemen mereka. Solusi dari masalah ini adalah mendidik para wakil tim proyek tersebut bagaimana pentingnya komunikasi dengan para pemakai akhir yang sebenarnya. Jika masukkan yang mereka kemukakan tidak mendapat tanggapan pada awal pendefinisian, akan sangat mungkin terjadi perubahan-perubahan di kemudian hari dan hal ini berarti akan membutuhkan biaya yang cukup mahal untuk memperbaikinya. Mintalah izin dari manajer yang berwenang pada saat akan mewawancarai orang-orang mereka.
Siapkan rencana untuk melakukan wawancara. Pelajari tentang bisnis yang mereka lakukan, dan tulislah pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan. Berikut ini pertanyaan yang berhubungan dengan wawancara yang akan dilakukan :
Pertama, cari tahu tentang aliran informasi yang ada dalam perusahaan tersebut. Mulailah dengan pertanyaan-pertanyaan seperti : informasi apa saja yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan bisnis perusahaan ? Seberapa penting aliran data, baik antara departemen maupun antar individual ? Tentukan frekuensi, waktu dan keakuratannya.
Kedua, masukkan-masukkan yang diterima diikuti dengan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut : Informasi apa saja yang dibutuhkan untuk menghasilkan masing-masing barang? Informasi apa yang tersedia, kapan, dimana ? Informasi-informasi baru apa saja yang harus dikumpulkan ? Ingat tentang 5 W (Who, What, Where, When, Why). Sediakan waktu untuk pertanyaan-pertanyaan di atas selama membuat.
Hal-hal yang terdapat dalam RD
Berikut ini adalah bagian-bagian dari RD :
1. Pendahuluan. Identifikasi perusahaan (user) dan juga penjual dimana RD tersebut ditujukan. Tentukan masalah yang perlu diselesaikan, latar belakang, contoh situasi yang sedang dihadapi, motivasi-motivasi untuk menanggulanginya, dll. Bagian ini digunakan untuk memperkenalkan potensi penjual kepada perusahaan user atau departemen jika diperlukan, jelaskan kultur, lingkungungan, dan bagaimana jalannya bisnis yang dilakukan. Berikan pengertian kepada Tim Proyek tentang masalah yang dihadapi user.
2. Tujuan Proyek. Sebuah pernyataan singkat mengapa kita mengajukan proposal untuk pengembangan proyek. Batasan-batasan utama dalam penggunaan waktu dan keuangan dapat juga disebutkan.
3. Fungsi-fungsi Utama. Pernyataan singkat mengenai bagaimana sistem berfungsi berdasarkan tujuan proyek yang telah ditetapkan.
4. Keluaran Umum. Penjelasan secara singkat tentang informasi yang dibutuhkan dari sistem.
5. Informasi Input secara Umum. Input data apa yang diperlukan untuk menghasilkan output. Ini adalah waktu yang tepat untuk memastikan bahwa seluruh data yang dibutuhkan dapat tersedia pada waktu yang tepat pula.
6. Kinerja (Performance). Berapa banyak transaksi yang akan diproses, berapa banyak data yang akan disimpan, kapan laporan harus dihasilkan, dsb. Jelaskan waktu rata-rata dan waktu maksimal proses (dalam hari atau jam).
7. Perkembangan (Growth). Hal ini mungkin sulit untuk diramalkan, tetapi cobalah untuk menghitung kemajuan bisnis dan menetapkan berapa tahun lagi sistem masih dapat diharapkan untuk berfungsi. Kemukakan dalam bentuk persentase atau angka sebenarnya.
8. Pengoperasian dan Lingkungan. Dimana komputer akan ditempatkan, dimana terminal-terminal yang interaktif ditempatkan, dan siapa yang akan menggunakannya.
9. Kompatibilitas, Pengantarmukaan. Jelaskan jika fasilitas antar komputer dibutuhkan, adakah alat-alat yang harus disatukan, atau jika pengiriman akses dibutuhkan. Jika sistem hanya dapat berjalan dengan komputer yang ada, atau harus dapat diprogram dengan bahasa yang spesifik, semua dokumen dinyatakan di dalam bagian ini.
10. Reliabilitas, Ketersediaan. Tulis penggambaran waktu diantara kegagalan-kegagalan (Meantime between Failures / MTBF), waktu untuk perbaikan (Meantime to Repair / MTTR) dan persentase tambahan yang diperlukan. Semua manufaktur menyatakan penggambaran ini untuk hardware mereka.
11. Pengantarmukaan dengan Pemakai. Rincikan pengalaman-pengalaman yang dibutuhkan user dalam menggunakan komputer, jelaskan bagaimana menangani sistem kapada user yang baru.
12. Pengaruh Organisasi. Departemen-departemen apa yang akan sangat berpengaruh dan seberapa jauh cara kerja mereka harus berubah. Bagaimana sistem yang baru dapat berkomunikasi dengan sistem manual yang ada.
13. Pemeliharaan dan Dukungan. Jaminan-jaminan yang dibutuhkan : berapa lama, sampai kapan, bagaimana pengiriman.
14. Dokumentasi dan Pelatihan. Rincikan semua dokumen-dokumen umum dan / atau pelatihan yang dibutuhkan.
15. Keuntungan (hanya RFP). Jika RD adalah RFP dalam situasi yang kompetitif, mintalah data dari penjual yang menjelaskan mengapa dokumen tersebut harus dipilih. Minta data yang relevan dari penjual yang berpengalaman, komitmen, metodologi proyek, contoh-contoh proyek yang sukses, dan referensi dimana anda dapat menghubungi penjual tersebut.
16. Persyaratan dan Kondisi. Menyatakan syarat untuk seleksi, kapan dan bagaimana akan dilakukan.
2.3. TANGGUNG JAWAB USER
Meskipun user tidak menulis RD, dia bertanggung jawab untuk menyediakan pewawancara tim proyek yang dapat dipercaya, dan informasi tepat pada waktunya. User harus dapat mengajukan orang yang mengetahui tentang semua sistem yang ada dan apa saja yang dibutuhkan untuk sistem baru.
2.4. KEPUTUSAN MELAKSANAKAN / TIDAK MELAKSANAKAN PROYEK
Setelah kebutuhan-kebutuhan ditetapkan, langkah berikutnya adalah memutuskan apakah proyek bernilai untuk dikerjakan atau tidak. Untuk membantu membuat keputusan itu, suatu studi kelayakan dilakukan untuk menjawab pertanyaan : “Dapatkah sistem ini dibangun secara teknik ? Sayangnya, tidak semuanya mungkin secara teknik, sehingga pertanyaan-pertanyaan untuk dijawab diubah menjadi, “Dengan biaya berapa sistem dapat dibangun, dan apa keuntungannya ?
Dalam suatu studi kelayakan kita mempertimbangkan semua penyelesaian masalah teknis yang mungkin, dan coba untuk memperkirakan biaya dari masing-masing penyelesaian masalah. Untuk suatu proyek yang berukuran besar, kita mempertimbangkan keputusan utama mengenai hardware apa yang digunakan, dan apakah akan membuat atau membeli software. Untuk proyek berukuran kecil sampai menengah studi kelayakan yang formal tidak perlu ditulis. Biasanya cukup dengan mengangkat seseorang untuk mempelajari penyelesaian masalah yang mungkin dan menilai keuntungan-keuntungan.
Perkiraan keuntungan ini mungkin saja mudah, tetapi seharusnya tidak dipergunakan. Manajer proyek tidak hanya harus menjawab “Apakah proyek ini secara teknik dapat dikerjakan ?” tetapi juga menjawab pertanyaan yang lebih penting : “Apakah proyek ini dapat dikerjakan oleh saya sekarang ?”
Manajer proyek harus bertanya pada diri sendiri apakah proyek yang ada memiliki peluang untuk sukses, atau proyek tersebut akan mengalami kegagalan disebabkan oleh terbatasnya sumber-sumber, pengetahuan, atau risiko di luar kekuasaannya. Tidak terkira proyek-proyek telah gagal secara keseluruhan maupun sebagian, karena orang mengabaikan tanda-tanda penting dan nyata yang menunjukan kegagalan. Setiap rencana dipengaruhi oleh risiko.
2.5. MANAJEMEN RISIKO
Menurut sejarah, industri pemrosesan data telah membuat reputasi yang buruk sekali karena meremehkan proyek-proyek yang ada. Ketika ditanya tentang alasannya, para ahli pemrosesan data membela diri dengan meberikan pernyataan seperti : “Saya menilai dengan benar berdasarkan fakta-fakta yang diberikan kepada saya.
Alasan yang menumpuk adalah bahwa :
(Pilih satu atau lebih : Si pemakai mengubah pikirannya ….. tidak pernah memberitahukan saya tentang… dan departemen- departemen yang lain menjanjikan ….. dan manajemen tingkat atas mendikte penilaian ….. dengan kata lain, itu bukan kesalahan saya !)
Solusi standar industri untuk semua masalah-masalah ini adalah :
SOLUSI 1. Selidiki masalah-masalah yang ada
SOLUSI 2. Hukum yang tidak bersalah
SOLUSI 3. Promosikan yang tidak terlibat
SOLUSI 4. Kembali ke solusi 1 dan berputar sampai membosankan
2.6. EMPAT LANGKAH MANAJEMEN RISIKO
Setiap proyek akan tepat waktu dan sesuai anggaran jika tidak ada yang salah. Penting sekali untuk berkosentrasi pada hal-hal yang akan menyebabkan salah dan coba untuk menghindari kesalahan-kesalahan tersebut. Hal ini disebut Manajemen Risiko.
Manajemen risiko terdiri dari empat langkah :
Langkah 1. Antisipasi risiko
Langkah 2. Singkirkan risiko yang mungkin terjadi
Langkah 3. Kurangi dampak risiko
Langkah 4. Tetap tenang ketika terjadi kesalahan
Pengelolaan Proyek Sistem Informasi
BAB 3
PERENCANAAN PROYEK
3.1. PENDAHULUAN
Sekarang anda sudah mengevaluasi proyek dan memutuskan untuk melanjutkannya. Pertama, anda harus meyakinkan rekan-rekan lain bahwa proyek sebaiknya dilaksanakan. Hal ini dilakukan dengan membuat proposal. Untuk sebuah proyek eksternal, proposal ditulis untuk meyakinkan klien agar membeli proyek dari tim proyek anda. Untuk proyek internal, manajemen sebaiknya meminta untuk membuat sebuah proposal. Hal ini untuk mendukung tim proyek untuk membuat rencana yang sederhana.
Sebuah proposal adalah dokumen yang merinci biaya dan jadwal proyek, serta menjelaskan langkah-langkah yang akan diambil oleh tim proyek untuk menghasilkan produk yang diinginkan.
Perencanaan adalah sebuah proses yang berulang-ulang : rencana akan ditinjau secara terus menerus sesuai dengan perkembangan proyek dan sesuai dengan bertambahnya pengetahuan dan pemahaman yang lebih baik dari anggota tim. Perencanaan memang merupakan pekerjaan yang sangat sulit, tetapi harus dilaksanakan sebagaimana mestinya. Banyak proyek menjadi kacau dikarenakan tidak adanya perencanaan.
3.2. PENDAHULUAN PERENCANAAN PROYEK
(THE PRELIMINARY PROJECT PLAN / PPP)
Pendahuluan Perencanaan Proyek adalah langkah awal, sumber daya, biaya dan jadwal yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. PPP adalah dokumen internal, tidak perlu ditunjukkan ke user, terutama user luar.
3.3. RINCIAN STRUKTUR KERJA
(WORK BREAKDOWN STRUCTURES / WBS)
Kunci berbagai rencana adalah memecah kegiatan yang diperlukan ke dalam sebuah bagian yang lebih kecil lagi. Rincian struktur kerja (WBS) diawali dengan menyusun komponen-komponen utama proyek. Hal ini merupakan Level 1 dari WBS (Level 0 adalah judul proyek).
Untuk proyek software, metode terbaik untuk pemecahan proyek menjadi bagian-bagian utama adalah diawali dengan 7 fase pengembangan software.
Lihat Gambar 3.1. Rincian Struktur Kerja / WBS
Lihat Gambar 3.2. WBS untuk analisis
Sistem Penomoran WBS
Sistem penomoran dalam WBS seperti pada gambar 3.2 :
- Untuk Level 0 atau judul proyek adalah 0.0.
- Pada Level 1 masing-masing item diberi nomor N.0.
Contoh : 1.0, 2.0, dst.
- Kemudian masing-masing item pada Level 2 dibawah item N.0 pada Level 1 diberi nomor N.1, N.2, dst.
Contoh : di bawah Level 1 item Analysis yang bernomor 2.0, kita mempunyai item 2.1, 2.2, dst.
- Sedangkan untuk Level 3, kita tambahkan titik dan digit dari nomor di Level 2. Sebagai contoh, dibawah 2.1 kita harus menuliskan 2.1.1, 2.1.2, dst.
Kapan Anda Berhenti ?
Pemasukkan nomor pada level terendah menunjukkan tugas atau kegiatan dalam proyek. Anda dapat berhenti merinci sebuah kegiatan jika mengikuti langkah-langkah berikut dengan benar :
1. Beberapa orang (atau grup dari sebuah proyek besar) dapat diberikan tanggung jawab untuk melakukan tugas atau menyelesaikan kegiatan-kegiatan yang dilibatkan.
2. Anda dapat memperoleh perkiraan (berupa orang atau hari) secara garis besar sebagai upaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang terlibat. Hal ini dapat dilakukan dengan memberi tanggung jawab pada setiap orang.
3. Anda dapat menjadwalkan tugas.
4. Tugas-tugas tersebut harus singkat dan dapat diselesaikan.
Sebagai seorang ahli kita dapat menetapkan sebuah tugas kepada Programmer, Analis, atau bahkan Manajer Proyek. Tergantung pada pengalaman dan keahlian dalam membuat perkiraan, analis mungkin hanya memerlukan level 1 dari WBS. Beberapa analis dapat dengan mudah membaca RD untuk proyek ABC (Appendix A) secara keseluruhan. Analis lain untuk merinci membutuhkan sampai Level 2. Seperti pada gambar 3.2, analis lainnya memerlukan sampai Level 3 sebelum mereka dapat memperkirakan secara keseluruhan.
Sebagai contoh Level 3 WBS untuk kotak INTERVIEW dan ANALYZE EXISTING SYSTEMS dapat dilihat pada gambar 3.3.
Lihat Gambar 3.3. WBS Level 3
Para ahli merinci setiap kotak pada level terendah sampai ia dapat memperkirakan berapa upaya yang diperlukan. Perkiraan-perkiraan ini dapat dipakai pada WBS seperti pada gambar 3.4. Sebagai catatan bahwa perkiraan total adalah jumlah dari masing-masing waktu. Hal ini disebut DIRECT time, yaitu jumlah hari yang sesungguhnya dibutuhkan untuk melakukan kegiatan .
Lihat Gambar 3.4. Analysis Level 3
Para ahli tersebut dengan cara yang sama dapat merinci kotak yang lain (DEFINE NEW SYSTEM FUNCTIONS, WRITE FUNCTIONAL SPEC. dan NEGOTIATE FUNCTIONAL SPEC.) dan menambahkan total waktu untuk semua analisis. Kemudian ahli tersebut mengajukan perkiraan dan daftar kegiatan sebelumnya yang dibutuhkan untuk seluruh analisis bagi Manajer Proyek. Orang tersebut bertanggung jawab terhadap perencanaan (mungkin Manajer Proyek untuk proyek berukuran kecil - menengah) kemudian menggabungkan seluruh perkiraan dan daftar kegiatan terdahulu. Ia mungkin mengakhirnya dengan daftar seperti berikut ini :
ACTIFITY EFFORT PRECEDENTS
Definition 20 -----------------
Analysis 35 Definition
Design 25 Analysis
Program A (Control) 20 Design
Program B (Registration) 30 Design
Program C (Warehouse) 25 Design
System test 10 Program A, B, C
Documentation 20 Design
Acceptance 5 System Test,
Documentation
Training 10 Documentation
Operation 10 Acceptance
TOTAL 210 person-days
3.4. DIAGRAM JARINGAN (THE NETWORK DIAGRAM)
Langkah kedua dari perencaan adalah menggambarkan diagram jaringan yang menunjukkan urutan kejadian. Tipe diagram yang paling baik untuk masalah ini adalah bagan PERT. Gambar 3.5. adalah sebuah bagan PERT untuk proyek di atas. Urutan kejadian hanya didasarkan pada contoh setiap kegiatan.
Lihat Gambar 3.5. Bagan PERT
Bentuk dari bagan PERT ini disebut Precedence Network (jaringan yang diutamakan). Setiap kotak menunjukkan sebuah kegiatan. Pada setiap kotak ditulis nama kegiatan dan waktu yang diperlukan.
Jalur Kritis & Lamanya Proyek
Bagan PERT dan jalur kritis adalah jumlah jalur, atau serangkaian kegiatan yang dapat ditelusuri pada PERT sederhana di atas, dengan mengikuti petunjuk garis panah. Lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menelusuri setiap jalur dapat dijumlahkan dengan menambahkan lamanya waktu dari jalur masing-masing kegiatan.
Jalur kritis (CP / Critical Path) adalah jalur terpanjang dan didefinisikan waktu minimal yang dibutuhkan untuk mengerjakan proyek.
PERT pada gambar 3.5. mempunyai jalur kritis yang terdiri dari kegiatan : START, DEFINITION, ANALYSIS, DESIGN, PROGRAM B, SYSTEM TEST, ACCEPTANCE, OPERATION, dan END. Proyek tersebut membutuhkan total waktu : 135 hari.
3.5. MENGHITUNG BIAYA PROYEK
(CALCULATING PROJECT COST)
Jika kontrak proyek telah mempunyai harga tetap, Manajer Proyek dapat menghitung biaya kasar untuk tenaga kerja, dengan cara mengalikan jumlah tenaga kerja per-hari dengan rata-rata biaya per-hari.
Biaya pekerja perhari disebut ‘biaya penuh’ : yang harus mencakup biaya operasi, sewa, administrasi pekerja, dan keuntungan. Untuk itu anda harus menambahkan biaya tetap, seperti computer time, sewa peralatan khusus, biaya tak terduga, dan sebaginya. Biaya tetap harus dirinci oleh setiap estimator untuk kegiatan utamanya.
Lihat Gambar 3.6. SUPERPROJECT
Rata-rata Pgr 75 pd @ $1000 per pd 75,000
Keuntungan 25% 18,750
Faktor risiko :
User berubah pikiran terhadap 10% format
Biaya = 10% tambahan waktu pemrograman 7,500
Total pemrograman $ 101,250
3.6. PENJADWALAN PROYEK (PROJECT SCHEDULE)
Langkah selanjutnya adalah menghitung jadwal proyek. Untuk melakukan hal ini, perencana (mungkin Manajer Proyek) harus mengaplikasikan jadwal yang sebenarnya dari perkiraan ke CALENDAR DAYS (jadwal harian) atau lamanya pekerjaan.
Salah satu kesulitan tugas ini adalah mengalokasikan sumber daya manusia yang akan bekerja pada kegiatan yang akan dilaksanakan, terutama ketika pekerjaan berlangsung secara serentak. Kesulitan lain adalah memutuskan bagaimana mempersingkat pekerjaan yang dilakukan dengan menggunakan sumber daya yang ada.
Kemudian Manajer Proyek menjadwalkan semua proyek pada kelender atau jadwal yang nyata. Metode terbaik untuk melakukan hal ini adalah dengan menggambarkan ke dalam sebuah Gantt Chart atau Bar Chart seperti pada gambar 3.7.
Lihat Gambar 3.7. SUPERPROJECT project schedule
3.7. Outline Pendahuluan Perencanaan Proyek
(PRELIMINARY PROJECT PLAN OUTLINE)
Dilengkapi dengan semua pengetahuan ini, Manajer Proyek dapat menuliskan dokumen penting ini. Berikut ini adalah outline yang disarankan untuk PPP.
1. Tim Proyek (The Project Team)
Menggambarkan struktur, siapa yang memberikan laporan, siapa yang menerima laporan, kepada siapa berkomunikasi, dst.
Lihat Gambar 3.8. Typical Project Team Structure
Programmer (tidak lebih dari 5 orang). Bertanggung jawab terhadap pemrograman.
Pimpinan Proyek (Project Leader)
Mengawasi programmer.
Bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan yang bersifat teknis, seperti analisis, disain dan tugas-tugas pemrograman keseluruhan.
Tujuan utama : kualitas produk yang dihasilkan secara teknik.
Manajer Proyek (Project Manager)
Manajer dalam tim (pimpinan, motivator, dll).
Bertanggung jawab terhadap semua komunikasi yang datangnya dari luar (laporan, pertemuan-pertemuan, penghubung antara manajemen tingkat atas dengan user).
Tujuan utama : keberhasilan proyek (perencanaan, pengontrolan, komunikasi).
2. Biaya Proyek (Projects Cost)
Termasuk WBS, membuat perkiraan dan perhitungan yang digunakan untuk menaksir biaya dalam pembuatan produk.
3. Penjadwal Proyek (Project Schedule)
Merupakan bagian terpenting dalam proyek, dan dapat menggunakan metode Gantt.
4. Pemeriksaan Ulang (Reviews)
Pada bagian ini anda dapat menghubungkan antara pertemuan dari manajemen utama dengan peninjau teknik (jadwal proyek akan memberikan informasi ini), tujuan dari masing-masing peninjau, dan siapa yang akan mengerjakannya. Buatlah daftar tanggung jawab dari orang-orang yang terlibat.
5. Laporan (Reports)
Bentuk dan isi dari laporan keadaan, laporan milestone dan dokumen proyek lain dapat dirinci di dalam laporan tersebut.
6. Dokumentasi (Documentation)
Ada 2 jenis dokumen di dalam proyek, yaitu user dan manajemen proyek.
7. Asumsi (Assumptions)
Disini anda dapat menentapkan harga berdasarkan asumsi : dimana sebagian besar adalah fakta yang diberikan oleh user.
3.8. KESIMPULAN UNTUK PERENCANAAN
Perencanaan itu seperti menunggang kuda : kelihatannya sulit sebelum anda mencobanya. Tetapi begitu anda mencobanya, maka segalanya akan menjadi mudah.
Jumat, 13 Januari 2017
mata kuliah pengolahan proyek sistem informasi
Pengelolaan Proyek Sistem Informasi
BAB 1
TUJUH FASE PROYEK SOFTWARE
Ada 7 fase dari proyek software, yaitu :
1. DEFINITION
2. ANALYSIS
3. DESIGN
4. PROGRAMMING
5. SYSTEM TEST
6. ACCEPTANCE
7. OPERATION
Proyek software sama dengan membangun sebuah rumah
DEFINITION DEFINISIKAN RUMAH YANG AKAN DIBANGUN
ANALYISIS SPESIFIKASI RUMAH
DESIGN ARSITEK
PROGRAMMING KONSTRUKSI RUMAH
SYSTEM TEST BASEMENT, LANTAI 1, 2, ….
ACCEPTANCE RUMAH SUDAH SELESAI
OPERATION RUMAH SUDAH DAPAT DITEMPATI
Pengelolaan Proyek Sistem Informasi
BAB 2
FASE DEFINISI
Memahami Masalah User
2.1. PENDAHULUAN
Tujuan dari fase definisi adalah untuk memahami dengan baik masalah-masalah yang dihadapi oleh user dalam memperkirakan biaya dan waktu penyelesaian proyek.
Ada 3 aktifitas utama yang harus dilakukan dalam Fase Definisi :
Pertama
Anda harus memahami dengan baik masalah-masalah yang dihadapi oleh user dan apa saja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah tersebut (KEBUTUHAN).
Kedua
Anda harus memutuskan proyek akan dilaksanakan atau tidak.
Jika keputusannnya adalah melaksanakan proyek tersebut, Anda harus dapat menganalisis semua risiko-risiko yang mungkin terjadi yang dapat menggagalkan proyek tersebut. Analisis ini sangat membantu dalam penulisan PROPOSAL yang berisi rincian menganai proyek apa yang akan ditawarkan, kapan, dan berapa biayanya (termasuk biaya untuk risiko-risiko yang mungkin terjadi).
Tulislah beberapa dokumen dan temukan beberapa kejadian penting pada akhir fase ini.
Pertama, menulis Requirement Document (RD), yaitu dokumen yang berisi rincian kebutuhan user. Dokumen RD harus jelas dan lengkap, sehingga Tim Proyek (Project Tem (PT)) dapat memahami seluruh masalah-masalah yang dihadapi oleh user dan dapat memperkirakan biaya penyelesaian proyek tersebut.. Kejadian penting pertama yang akan Anda hadapi berupa persetujuan atau penandatanganan dokumen RD oleh User dan Tim Proyek.
Selanjutnya, menulis Pendahuluan Perencanaan Proyek (Preliminary Project Plan (PPP)). PPP merupakan langkah pertama dalam merencanakan langkah-langkah berikutnya yang harus diambil untuk mengembangkan produk dan sumber-sumber apa saja yang dibutuhkan untuk setiap langkahnya. Rencana tersebut menggambarkan berapa lama sumber-sumber tersebut akan diperlukan dan berapa banyak biaya yang akan dikeluarkan.
Ketiga
Anda harus memberikan perkiraan-perkiraan ini kepada user dalam bentuk PROPOSAL.
Seberapa jauh perkiraan-perkiraan tersebut dapat dipertanggung jawabkan ? Ada dua alasan dalam hal ini. Pertama, kita tidak begitu ahli dalam memperkirakan sesuatu. Kedua, perkiraan-perkiraan tersebut dibuat pada saat masih dalam tahap pendefinisian masalah, dimana pada saat itu baru sebagian kecil informasi yang kita peroleh dari masalah yang sedemikian luas.
Jika anda tidak yakin dengan kebutuhan-kebutuhan yang telah digambarkan secara akurat dalam dokumen RD, disarankan untuk membagi proyek tersebut menjadi 2 tahap : Fase Analisis sebagai proyek pertama diikuti dengan fase sebelumnya sebagai proyek kedua.
Pada saat pendefinisian, proposal anda hanya akan menjadi analisis saja, dan ini disebut PROPOSAL ANALISIS. Setelah analisis akan ada PROPOSAL PENGEMBANGAN (Lihat bab 3). Kedua hal ini disebut dengan dua fase proposal. Kejadian penting yang terdapat disini adalah pembelian proposal oleh user.
2.2. DOKUMEN KEBUTUHAN (REQUIREMENT DOCUMENT / RD)
RD menyatakan masalah-masalah yang dihadapi user dan solusi umum yang dibutuhkan. Bahasanya berorientasi pada bahasa yang digunakan oleh user sehari-hari, dan jauh dari bahasa komputer. Kadangkala dokumen RD digunakan sebagai permohonan untuk sebuah proposal (Request for a proposal (RFP)) ketika user menawarkan proyeknya kepada kontraktor luar.
Tanya jawab dengan User
Proses tanya jawab dilakukan untuk mendapatkan informasi yang tepat dari user untuk memperoleh RD yang baik. User akan memberikan semua informasi yang anda butuhkan dan tidak lebih. Tim proyek interviewer berkewajiban untuk mempelajari semua bisnis user, memahami teknologi user, dan mengajukan pertanyaan-pertanyaan.
Masalah terbesar berkaitan dengan pemakai akhir (end-user) yang sesungguhnya petugas pemasukan data atau petugas pengirim barang yang berada di gudang. Seringkali manajer atau supervisor mengatakan bahwa pemakai akhir sangat sibuk dan tidak mampu untuk memberikan informasi yang dapat dipercaya. Terkadang manajer merasa dilangkahi atau diremehkan jika anda berhubungan langsung dengan pemakai akhir yang berada di departemen mereka. Solusi dari masalah ini adalah mendidik para wakil tim proyek tersebut bagaimana pentingnya komunikasi dengan para pemakai akhir yang sebenarnya. Jika masukkan yang mereka kemukakan tidak mendapat tanggapan pada awal pendefinisian, akan sangat mungkin terjadi perubahan-perubahan di kemudian hari dan hal ini berarti akan membutuhkan biaya yang cukup mahal untuk memperbaikinya. Mintalah izin dari manajer yang berwenang pada saat akan mewawancarai orang-orang mereka.
Siapkan rencana untuk melakukan wawancara. Pelajari tentang bisnis yang mereka lakukan, dan tulislah pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan. Berikut ini pertanyaan yang berhubungan dengan wawancara yang akan dilakukan :
Pertama, cari tahu tentang aliran informasi yang ada dalam perusahaan tersebut. Mulailah dengan pertanyaan-pertanyaan seperti : informasi apa saja yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan bisnis perusahaan ? Seberapa penting aliran data, baik antara departemen maupun antar individual ? Tentukan frekuensi, waktu dan keakuratannya.
Kedua, masukkan-masukkan yang diterima diikuti dengan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut : Informasi apa saja yang dibutuhkan untuk menghasilkan masing-masing barang? Informasi apa yang tersedia, kapan, dimana ? Informasi-informasi baru apa saja yang harus dikumpulkan ? Ingat tentang 5 W (Who, What, Where, When, Why). Sediakan waktu untuk pertanyaan-pertanyaan di atas selama membuat.
Hal-hal yang terdapat dalam RD
Berikut ini adalah bagian-bagian dari RD :
1. Pendahuluan. Identifikasi perusahaan (user) dan juga penjual dimana RD tersebut ditujukan. Tentukan masalah yang perlu diselesaikan, latar belakang, contoh situasi yang sedang dihadapi, motivasi-motivasi untuk menanggulanginya, dll. Bagian ini digunakan untuk memperkenalkan potensi penjual kepada perusahaan user atau departemen jika diperlukan, jelaskan kultur, lingkungungan, dan bagaimana jalannya bisnis yang dilakukan. Berikan pengertian kepada Tim Proyek tentang masalah yang dihadapi user.
2. Tujuan Proyek. Sebuah pernyataan singkat mengapa kita mengajukan proposal untuk pengembangan proyek. Batasan-batasan utama dalam penggunaan waktu dan keuangan dapat juga disebutkan.
3. Fungsi-fungsi Utama. Pernyataan singkat mengenai bagaimana sistem berfungsi berdasarkan tujuan proyek yang telah ditetapkan.
4. Keluaran Umum. Penjelasan secara singkat tentang informasi yang dibutuhkan dari sistem.
5. Informasi Input secara Umum. Input data apa yang diperlukan untuk menghasilkan output. Ini adalah waktu yang tepat untuk memastikan bahwa seluruh data yang dibutuhkan dapat tersedia pada waktu yang tepat pula.
6. Kinerja (Performance). Berapa banyak transaksi yang akan diproses, berapa banyak data yang akan disimpan, kapan laporan harus dihasilkan, dsb. Jelaskan waktu rata-rata dan waktu maksimal proses (dalam hari atau jam).
7. Perkembangan (Growth). Hal ini mungkin sulit untuk diramalkan, tetapi cobalah untuk menghitung kemajuan bisnis dan menetapkan berapa tahun lagi sistem masih dapat diharapkan untuk berfungsi. Kemukakan dalam bentuk persentase atau angka sebenarnya.
8. Pengoperasian dan Lingkungan. Dimana komputer akan ditempatkan, dimana terminal-terminal yang interaktif ditempatkan, dan siapa yang akan menggunakannya.
9. Kompatibilitas, Pengantarmukaan. Jelaskan jika fasilitas antar komputer dibutuhkan, adakah alat-alat yang harus disatukan, atau jika pengiriman akses dibutuhkan. Jika sistem hanya dapat berjalan dengan komputer yang ada, atau harus dapat diprogram dengan bahasa yang spesifik, semua dokumen dinyatakan di dalam bagian ini.
10. Reliabilitas, Ketersediaan. Tulis penggambaran waktu diantara kegagalan-kegagalan (Meantime between Failures / MTBF), waktu untuk perbaikan (Meantime to Repair / MTTR) dan persentase tambahan yang diperlukan. Semua manufaktur menyatakan penggambaran ini untuk hardware mereka.
11. Pengantarmukaan dengan Pemakai. Rincikan pengalaman-pengalaman yang dibutuhkan user dalam menggunakan komputer, jelaskan bagaimana menangani sistem kapada user yang baru.
12. Pengaruh Organisasi. Departemen-departemen apa yang akan sangat berpengaruh dan seberapa jauh cara kerja mereka harus berubah. Bagaimana sistem yang baru dapat berkomunikasi dengan sistem manual yang ada.
13. Pemeliharaan dan Dukungan. Jaminan-jaminan yang dibutuhkan : berapa lama, sampai kapan, bagaimana pengiriman.
14. Dokumentasi dan Pelatihan. Rincikan semua dokumen-dokumen umum dan / atau pelatihan yang dibutuhkan.
15. Keuntungan (hanya RFP). Jika RD adalah RFP dalam situasi yang kompetitif, mintalah data dari penjual yang menjelaskan mengapa dokumen tersebut harus dipilih. Minta data yang relevan dari penjual yang berpengalaman, komitmen, metodologi proyek, contoh-contoh proyek yang sukses, dan referensi dimana anda dapat menghubungi penjual tersebut.
16. Persyaratan dan Kondisi. Menyatakan syarat untuk seleksi, kapan dan bagaimana akan dilakukan.
2.3. TANGGUNG JAWAB USER
Meskipun user tidak menulis RD, dia bertanggung jawab untuk menyediakan pewawancara tim proyek yang dapat dipercaya, dan informasi tepat pada waktunya. User harus dapat mengajukan orang yang mengetahui tentang semua sistem yang ada dan apa saja yang dibutuhkan untuk sistem baru.
2.4. KEPUTUSAN MELAKSANAKAN / TIDAK MELAKSANAKAN PROYEK
Setelah kebutuhan-kebutuhan ditetapkan, langkah berikutnya adalah memutuskan apakah proyek bernilai untuk dikerjakan atau tidak. Untuk membantu membuat keputusan itu, suatu studi kelayakan dilakukan untuk menjawab pertanyaan : “Dapatkah sistem ini dibangun secara teknik ? Sayangnya, tidak semuanya mungkin secara teknik, sehingga pertanyaan-pertanyaan untuk dijawab diubah menjadi, “Dengan biaya berapa sistem dapat dibangun, dan apa keuntungannya ?
Dalam suatu studi kelayakan kita mempertimbangkan semua penyelesaian masalah teknis yang mungkin, dan coba untuk memperkirakan biaya dari masing-masing penyelesaian masalah. Untuk suatu proyek yang berukuran besar, kita mempertimbangkan keputusan utama mengenai hardware apa yang digunakan, dan apakah akan membuat atau membeli software. Untuk proyek berukuran kecil sampai menengah studi kelayakan yang formal tidak perlu ditulis. Biasanya cukup dengan mengangkat seseorang untuk mempelajari penyelesaian masalah yang mungkin dan menilai keuntungan-keuntungan.
Perkiraan keuntungan ini mungkin saja mudah, tetapi seharusnya tidak dipergunakan. Manajer proyek tidak hanya harus menjawab “Apakah proyek ini secara teknik dapat dikerjakan ?” tetapi juga menjawab pertanyaan yang lebih penting : “Apakah proyek ini dapat dikerjakan oleh saya sekarang ?”
Manajer proyek harus bertanya pada diri sendiri apakah proyek yang ada memiliki peluang untuk sukses, atau proyek tersebut akan mengalami kegagalan disebabkan oleh terbatasnya sumber-sumber, pengetahuan, atau risiko di luar kekuasaannya. Tidak terkira proyek-proyek telah gagal secara keseluruhan maupun sebagian, karena orang mengabaikan tanda-tanda penting dan nyata yang menunjukan kegagalan. Setiap rencana dipengaruhi oleh risiko.
2.5. MANAJEMEN RISIKO
Menurut sejarah, industri pemrosesan data telah membuat reputasi yang buruk sekali karena meremehkan proyek-proyek yang ada. Ketika ditanya tentang alasannya, para ahli pemrosesan data membela diri dengan meberikan pernyataan seperti : “Saya menilai dengan benar berdasarkan fakta-fakta yang diberikan kepada saya.
Alasan yang menumpuk adalah bahwa :
(Pilih satu atau lebih : Si pemakai mengubah pikirannya ….. tidak pernah memberitahukan saya tentang… dan departemen- departemen yang lain menjanjikan ….. dan manajemen tingkat atas mendikte penilaian ….. dengan kata lain, itu bukan kesalahan saya !)
Solusi standar industri untuk semua masalah-masalah ini adalah :
SOLUSI 1. Selidiki masalah-masalah yang ada
SOLUSI 2. Hukum yang tidak bersalah
SOLUSI 3. Promosikan yang tidak terlibat
SOLUSI 4. Kembali ke solusi 1 dan berputar sampai membosankan
2.6. EMPAT LANGKAH MANAJEMEN RISIKO
Setiap proyek akan tepat waktu dan sesuai anggaran jika tidak ada yang salah. Penting sekali untuk berkosentrasi pada hal-hal yang akan menyebabkan salah dan coba untuk menghindari kesalahan-kesalahan tersebut. Hal ini disebut Manajemen Risiko.
Manajemen risiko terdiri dari empat langkah :
Langkah 1. Antisipasi risiko
Langkah 2. Singkirkan risiko yang mungkin terjadi
Langkah 3. Kurangi dampak risiko
Langkah 4. Tetap tenang ketika terjadi kesalahan
Pengelolaan Proyek Sistem Informasi
BAB 3
PERENCANAAN PROYEK
3.1. PENDAHULUAN
Sekarang anda sudah mengevaluasi proyek dan memutuskan untuk melanjutkannya. Pertama, anda harus meyakinkan rekan-rekan lain bahwa proyek sebaiknya dilaksanakan. Hal ini dilakukan dengan membuat proposal. Untuk sebuah proyek eksternal, proposal ditulis untuk meyakinkan klien agar membeli proyek dari tim proyek anda. Untuk proyek internal, manajemen sebaiknya meminta untuk membuat sebuah proposal. Hal ini untuk mendukung tim proyek untuk membuat rencana yang sederhana.
Sebuah proposal adalah dokumen yang merinci biaya dan jadwal proyek, serta menjelaskan langkah-langkah yang akan diambil oleh tim proyek untuk menghasilkan produk yang diinginkan.
Perencanaan adalah sebuah proses yang berulang-ulang : rencana akan ditinjau secara terus menerus sesuai dengan perkembangan proyek dan sesuai dengan bertambahnya pengetahuan dan pemahaman yang lebih baik dari anggota tim. Perencanaan memang merupakan pekerjaan yang sangat sulit, tetapi harus dilaksanakan sebagaimana mestinya. Banyak proyek menjadi kacau dikarenakan tidak adanya perencanaan.
3.2. PENDAHULUAN PERENCANAAN PROYEK
(THE PRELIMINARY PROJECT PLAN / PPP)
Pendahuluan Perencanaan Proyek adalah langkah awal, sumber daya, biaya dan jadwal yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. PPP adalah dokumen internal, tidak perlu ditunjukkan ke user, terutama user luar.
3.3. RINCIAN STRUKTUR KERJA
(WORK BREAKDOWN STRUCTURES / WBS)
Kunci berbagai rencana adalah memecah kegiatan yang diperlukan ke dalam sebuah bagian yang lebih kecil lagi. Rincian struktur kerja (WBS) diawali dengan menyusun komponen-komponen utama proyek. Hal ini merupakan Level 1 dari WBS (Level 0 adalah judul proyek).
Untuk proyek software, metode terbaik untuk pemecahan proyek menjadi bagian-bagian utama adalah diawali dengan 7 fase pengembangan software.
Lihat Gambar 3.1. Rincian Struktur Kerja / WBS
Lihat Gambar 3.2. WBS untuk analisis
Sistem Penomoran WBS
Sistem penomoran dalam WBS seperti pada gambar 3.2 :
- Untuk Level 0 atau judul proyek adalah 0.0.
- Pada Level 1 masing-masing item diberi nomor N.0.
Contoh : 1.0, 2.0, dst.
- Kemudian masing-masing item pada Level 2 dibawah item N.0 pada Level 1 diberi nomor N.1, N.2, dst.
Contoh : di bawah Level 1 item Analysis yang bernomor 2.0, kita mempunyai item 2.1, 2.2, dst.
- Sedangkan untuk Level 3, kita tambahkan titik dan digit dari nomor di Level 2. Sebagai contoh, dibawah 2.1 kita harus menuliskan 2.1.1, 2.1.2, dst.
Kapan Anda Berhenti ?
Pemasukkan nomor pada level terendah menunjukkan tugas atau kegiatan dalam proyek. Anda dapat berhenti merinci sebuah kegiatan jika mengikuti langkah-langkah berikut dengan benar :
1. Beberapa orang (atau grup dari sebuah proyek besar) dapat diberikan tanggung jawab untuk melakukan tugas atau menyelesaikan kegiatan-kegiatan yang dilibatkan.
2. Anda dapat memperoleh perkiraan (berupa orang atau hari) secara garis besar sebagai upaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang terlibat. Hal ini dapat dilakukan dengan memberi tanggung jawab pada setiap orang.
3. Anda dapat menjadwalkan tugas.
4. Tugas-tugas tersebut harus singkat dan dapat diselesaikan.
Sebagai seorang ahli kita dapat menetapkan sebuah tugas kepada Programmer, Analis, atau bahkan Manajer Proyek. Tergantung pada pengalaman dan keahlian dalam membuat perkiraan, analis mungkin hanya memerlukan level 1 dari WBS. Beberapa analis dapat dengan mudah membaca RD untuk proyek ABC (Appendix A) secara keseluruhan. Analis lain untuk merinci membutuhkan sampai Level 2. Seperti pada gambar 3.2, analis lainnya memerlukan sampai Level 3 sebelum mereka dapat memperkirakan secara keseluruhan.
Sebagai contoh Level 3 WBS untuk kotak INTERVIEW dan ANALYZE EXISTING SYSTEMS dapat dilihat pada gambar 3.3.
Lihat Gambar 3.3. WBS Level 3
Para ahli merinci setiap kotak pada level terendah sampai ia dapat memperkirakan berapa upaya yang diperlukan. Perkiraan-perkiraan ini dapat dipakai pada WBS seperti pada gambar 3.4. Sebagai catatan bahwa perkiraan total adalah jumlah dari masing-masing waktu. Hal ini disebut DIRECT time, yaitu jumlah hari yang sesungguhnya dibutuhkan untuk melakukan kegiatan .
Lihat Gambar 3.4. Analysis Level 3
Para ahli tersebut dengan cara yang sama dapat merinci kotak yang lain (DEFINE NEW SYSTEM FUNCTIONS, WRITE FUNCTIONAL SPEC. dan NEGOTIATE FUNCTIONAL SPEC.) dan menambahkan total waktu untuk semua analisis. Kemudian ahli tersebut mengajukan perkiraan dan daftar kegiatan sebelumnya yang dibutuhkan untuk seluruh analisis bagi Manajer Proyek. Orang tersebut bertanggung jawab terhadap perencanaan (mungkin Manajer Proyek untuk proyek berukuran kecil - menengah) kemudian menggabungkan seluruh perkiraan dan daftar kegiatan terdahulu. Ia mungkin mengakhirnya dengan daftar seperti berikut ini :
ACTIFITY EFFORT PRECEDENTS
Definition 20 -----------------
Analysis 35 Definition
Design 25 Analysis
Program A (Control) 20 Design
Program B (Registration) 30 Design
Program C (Warehouse) 25 Design
System test 10 Program A, B, C
Documentation 20 Design
Acceptance 5 System Test,
Documentation
Training 10 Documentation
Operation 10 Acceptance
TOTAL 210 person-days
3.4. DIAGRAM JARINGAN (THE NETWORK DIAGRAM)
Langkah kedua dari perencaan adalah menggambarkan diagram jaringan yang menunjukkan urutan kejadian. Tipe diagram yang paling baik untuk masalah ini adalah bagan PERT. Gambar 3.5. adalah sebuah bagan PERT untuk proyek di atas. Urutan kejadian hanya didasarkan pada contoh setiap kegiatan.
Lihat Gambar 3.5. Bagan PERT
Bentuk dari bagan PERT ini disebut Precedence Network (jaringan yang diutamakan). Setiap kotak menunjukkan sebuah kegiatan. Pada setiap kotak ditulis nama kegiatan dan waktu yang diperlukan.
Jalur Kritis & Lamanya Proyek
Bagan PERT dan jalur kritis adalah jumlah jalur, atau serangkaian kegiatan yang dapat ditelusuri pada PERT sederhana di atas, dengan mengikuti petunjuk garis panah. Lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menelusuri setiap jalur dapat dijumlahkan dengan menambahkan lamanya waktu dari jalur masing-masing kegiatan.
Jalur kritis (CP / Critical Path) adalah jalur terpanjang dan didefinisikan waktu minimal yang dibutuhkan untuk mengerjakan proyek.
PERT pada gambar 3.5. mempunyai jalur kritis yang terdiri dari kegiatan : START, DEFINITION, ANALYSIS, DESIGN, PROGRAM B, SYSTEM TEST, ACCEPTANCE, OPERATION, dan END. Proyek tersebut membutuhkan total waktu : 135 hari.
3.5. MENGHITUNG BIAYA PROYEK
(CALCULATING PROJECT COST)
Jika kontrak proyek telah mempunyai harga tetap, Manajer Proyek dapat menghitung biaya kasar untuk tenaga kerja, dengan cara mengalikan jumlah tenaga kerja per-hari dengan rata-rata biaya per-hari.
Biaya pekerja perhari disebut ‘biaya penuh’ : yang harus mencakup biaya operasi, sewa, administrasi pekerja, dan keuntungan. Untuk itu anda harus menambahkan biaya tetap, seperti computer time, sewa peralatan khusus, biaya tak terduga, dan sebaginya. Biaya tetap harus dirinci oleh setiap estimator untuk kegiatan utamanya.
Lihat Gambar 3.6. SUPERPROJECT
Rata-rata Pgr 75 pd @ $1000 per pd 75,000
Keuntungan 25% 18,750
Faktor risiko :
User berubah pikiran terhadap 10% format
Biaya = 10% tambahan waktu pemrograman 7,500
Total pemrograman $ 101,250
3.6. PENJADWALAN PROYEK (PROJECT SCHEDULE)
Langkah selanjutnya adalah menghitung jadwal proyek. Untuk melakukan hal ini, perencana (mungkin Manajer Proyek) harus mengaplikasikan jadwal yang sebenarnya dari perkiraan ke CALENDAR DAYS (jadwal harian) atau lamanya pekerjaan.
Salah satu kesulitan tugas ini adalah mengalokasikan sumber daya manusia yang akan bekerja pada kegiatan yang akan dilaksanakan, terutama ketika pekerjaan berlangsung secara serentak. Kesulitan lain adalah memutuskan bagaimana mempersingkat pekerjaan yang dilakukan dengan menggunakan sumber daya yang ada.
Kemudian Manajer Proyek menjadwalkan semua proyek pada kelender atau jadwal yang nyata. Metode terbaik untuk melakukan hal ini adalah dengan menggambarkan ke dalam sebuah Gantt Chart atau Bar Chart seperti pada gambar 3.7.
Lihat Gambar 3.7. SUPERPROJECT project schedule
3.7. Outline Pendahuluan Perencanaan Proyek
(PRELIMINARY PROJECT PLAN OUTLINE)
Dilengkapi dengan semua pengetahuan ini, Manajer Proyek dapat menuliskan dokumen penting ini. Berikut ini adalah outline yang disarankan untuk PPP.
1. Tim Proyek (The Project Team)
Menggambarkan struktur, siapa yang memberikan laporan, siapa yang menerima laporan, kepada siapa berkomunikasi, dst.
Lihat Gambar 3.8. Typical Project Team Structure
Programmer (tidak lebih dari 5 orang). Bertanggung jawab terhadap pemrograman.
Pimpinan Proyek (Project Leader)
Mengawasi programmer.
Bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan yang bersifat teknis, seperti analisis, disain dan tugas-tugas pemrograman keseluruhan.
Tujuan utama : kualitas produk yang dihasilkan secara teknik.
Manajer Proyek (Project Manager)
Manajer dalam tim (pimpinan, motivator, dll).
Bertanggung jawab terhadap semua komunikasi yang datangnya dari luar (laporan, pertemuan-pertemuan, penghubung antara manajemen tingkat atas dengan user).
Tujuan utama : keberhasilan proyek (perencanaan, pengontrolan, komunikasi).
2. Biaya Proyek (Projects Cost)
Termasuk WBS, membuat perkiraan dan perhitungan yang digunakan untuk menaksir biaya dalam pembuatan produk.
3. Penjadwal Proyek (Project Schedule)
Merupakan bagian terpenting dalam proyek, dan dapat menggunakan metode Gantt.
4. Pemeriksaan Ulang (Reviews)
Pada bagian ini anda dapat menghubungkan antara pertemuan dari manajemen utama dengan peninjau teknik (jadwal proyek akan memberikan informasi ini), tujuan dari masing-masing peninjau, dan siapa yang akan mengerjakannya. Buatlah daftar tanggung jawab dari orang-orang yang terlibat.
5. Laporan (Reports)
Bentuk dan isi dari laporan keadaan, laporan milestone dan dokumen proyek lain dapat dirinci di dalam laporan tersebut.
6. Dokumentasi (Documentation)
Ada 2 jenis dokumen di dalam proyek, yaitu user dan manajemen proyek.
7. Asumsi (Assumptions)
Disini anda dapat menentapkan harga berdasarkan asumsi : dimana sebagian besar adalah fakta yang diberikan oleh user.
3.8. KESIMPULAN UNTUK PERENCANAAN
Perencanaan itu seperti menunggang kuda : kelihatannya sulit sebelum anda mencobanya. Tetapi begitu anda mencobanya, maka segalanya akan menjadi mudah.
BAB 1
TUJUH FASE PROYEK SOFTWARE
Ada 7 fase dari proyek software, yaitu :
1. DEFINITION
2. ANALYSIS
3. DESIGN
4. PROGRAMMING
5. SYSTEM TEST
6. ACCEPTANCE
7. OPERATION
Proyek software sama dengan membangun sebuah rumah
DEFINITION DEFINISIKAN RUMAH YANG AKAN DIBANGUN
ANALYISIS SPESIFIKASI RUMAH
DESIGN ARSITEK
PROGRAMMING KONSTRUKSI RUMAH
SYSTEM TEST BASEMENT, LANTAI 1, 2, ….
ACCEPTANCE RUMAH SUDAH SELESAI
OPERATION RUMAH SUDAH DAPAT DITEMPATI
Pengelolaan Proyek Sistem Informasi
BAB 2
FASE DEFINISI
Memahami Masalah User
2.1. PENDAHULUAN
Tujuan dari fase definisi adalah untuk memahami dengan baik masalah-masalah yang dihadapi oleh user dalam memperkirakan biaya dan waktu penyelesaian proyek.
Ada 3 aktifitas utama yang harus dilakukan dalam Fase Definisi :
Pertama
Anda harus memahami dengan baik masalah-masalah yang dihadapi oleh user dan apa saja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah tersebut (KEBUTUHAN).
Kedua
Anda harus memutuskan proyek akan dilaksanakan atau tidak.
Jika keputusannnya adalah melaksanakan proyek tersebut, Anda harus dapat menganalisis semua risiko-risiko yang mungkin terjadi yang dapat menggagalkan proyek tersebut. Analisis ini sangat membantu dalam penulisan PROPOSAL yang berisi rincian menganai proyek apa yang akan ditawarkan, kapan, dan berapa biayanya (termasuk biaya untuk risiko-risiko yang mungkin terjadi).
Tulislah beberapa dokumen dan temukan beberapa kejadian penting pada akhir fase ini.
Pertama, menulis Requirement Document (RD), yaitu dokumen yang berisi rincian kebutuhan user. Dokumen RD harus jelas dan lengkap, sehingga Tim Proyek (Project Tem (PT)) dapat memahami seluruh masalah-masalah yang dihadapi oleh user dan dapat memperkirakan biaya penyelesaian proyek tersebut.. Kejadian penting pertama yang akan Anda hadapi berupa persetujuan atau penandatanganan dokumen RD oleh User dan Tim Proyek.
Selanjutnya, menulis Pendahuluan Perencanaan Proyek (Preliminary Project Plan (PPP)). PPP merupakan langkah pertama dalam merencanakan langkah-langkah berikutnya yang harus diambil untuk mengembangkan produk dan sumber-sumber apa saja yang dibutuhkan untuk setiap langkahnya. Rencana tersebut menggambarkan berapa lama sumber-sumber tersebut akan diperlukan dan berapa banyak biaya yang akan dikeluarkan.
Ketiga
Anda harus memberikan perkiraan-perkiraan ini kepada user dalam bentuk PROPOSAL.
Seberapa jauh perkiraan-perkiraan tersebut dapat dipertanggung jawabkan ? Ada dua alasan dalam hal ini. Pertama, kita tidak begitu ahli dalam memperkirakan sesuatu. Kedua, perkiraan-perkiraan tersebut dibuat pada saat masih dalam tahap pendefinisian masalah, dimana pada saat itu baru sebagian kecil informasi yang kita peroleh dari masalah yang sedemikian luas.
Jika anda tidak yakin dengan kebutuhan-kebutuhan yang telah digambarkan secara akurat dalam dokumen RD, disarankan untuk membagi proyek tersebut menjadi 2 tahap : Fase Analisis sebagai proyek pertama diikuti dengan fase sebelumnya sebagai proyek kedua.
Pada saat pendefinisian, proposal anda hanya akan menjadi analisis saja, dan ini disebut PROPOSAL ANALISIS. Setelah analisis akan ada PROPOSAL PENGEMBANGAN (Lihat bab 3). Kedua hal ini disebut dengan dua fase proposal. Kejadian penting yang terdapat disini adalah pembelian proposal oleh user.
2.2. DOKUMEN KEBUTUHAN (REQUIREMENT DOCUMENT / RD)
RD menyatakan masalah-masalah yang dihadapi user dan solusi umum yang dibutuhkan. Bahasanya berorientasi pada bahasa yang digunakan oleh user sehari-hari, dan jauh dari bahasa komputer. Kadangkala dokumen RD digunakan sebagai permohonan untuk sebuah proposal (Request for a proposal (RFP)) ketika user menawarkan proyeknya kepada kontraktor luar.
Tanya jawab dengan User
Proses tanya jawab dilakukan untuk mendapatkan informasi yang tepat dari user untuk memperoleh RD yang baik. User akan memberikan semua informasi yang anda butuhkan dan tidak lebih. Tim proyek interviewer berkewajiban untuk mempelajari semua bisnis user, memahami teknologi user, dan mengajukan pertanyaan-pertanyaan.
Masalah terbesar berkaitan dengan pemakai akhir (end-user) yang sesungguhnya petugas pemasukan data atau petugas pengirim barang yang berada di gudang. Seringkali manajer atau supervisor mengatakan bahwa pemakai akhir sangat sibuk dan tidak mampu untuk memberikan informasi yang dapat dipercaya. Terkadang manajer merasa dilangkahi atau diremehkan jika anda berhubungan langsung dengan pemakai akhir yang berada di departemen mereka. Solusi dari masalah ini adalah mendidik para wakil tim proyek tersebut bagaimana pentingnya komunikasi dengan para pemakai akhir yang sebenarnya. Jika masukkan yang mereka kemukakan tidak mendapat tanggapan pada awal pendefinisian, akan sangat mungkin terjadi perubahan-perubahan di kemudian hari dan hal ini berarti akan membutuhkan biaya yang cukup mahal untuk memperbaikinya. Mintalah izin dari manajer yang berwenang pada saat akan mewawancarai orang-orang mereka.
Siapkan rencana untuk melakukan wawancara. Pelajari tentang bisnis yang mereka lakukan, dan tulislah pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan. Berikut ini pertanyaan yang berhubungan dengan wawancara yang akan dilakukan :
Pertama, cari tahu tentang aliran informasi yang ada dalam perusahaan tersebut. Mulailah dengan pertanyaan-pertanyaan seperti : informasi apa saja yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan bisnis perusahaan ? Seberapa penting aliran data, baik antara departemen maupun antar individual ? Tentukan frekuensi, waktu dan keakuratannya.
Kedua, masukkan-masukkan yang diterima diikuti dengan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut : Informasi apa saja yang dibutuhkan untuk menghasilkan masing-masing barang? Informasi apa yang tersedia, kapan, dimana ? Informasi-informasi baru apa saja yang harus dikumpulkan ? Ingat tentang 5 W (Who, What, Where, When, Why). Sediakan waktu untuk pertanyaan-pertanyaan di atas selama membuat.
Hal-hal yang terdapat dalam RD
Berikut ini adalah bagian-bagian dari RD :
1. Pendahuluan. Identifikasi perusahaan (user) dan juga penjual dimana RD tersebut ditujukan. Tentukan masalah yang perlu diselesaikan, latar belakang, contoh situasi yang sedang dihadapi, motivasi-motivasi untuk menanggulanginya, dll. Bagian ini digunakan untuk memperkenalkan potensi penjual kepada perusahaan user atau departemen jika diperlukan, jelaskan kultur, lingkungungan, dan bagaimana jalannya bisnis yang dilakukan. Berikan pengertian kepada Tim Proyek tentang masalah yang dihadapi user.
2. Tujuan Proyek. Sebuah pernyataan singkat mengapa kita mengajukan proposal untuk pengembangan proyek. Batasan-batasan utama dalam penggunaan waktu dan keuangan dapat juga disebutkan.
3. Fungsi-fungsi Utama. Pernyataan singkat mengenai bagaimana sistem berfungsi berdasarkan tujuan proyek yang telah ditetapkan.
4. Keluaran Umum. Penjelasan secara singkat tentang informasi yang dibutuhkan dari sistem.
5. Informasi Input secara Umum. Input data apa yang diperlukan untuk menghasilkan output. Ini adalah waktu yang tepat untuk memastikan bahwa seluruh data yang dibutuhkan dapat tersedia pada waktu yang tepat pula.
6. Kinerja (Performance). Berapa banyak transaksi yang akan diproses, berapa banyak data yang akan disimpan, kapan laporan harus dihasilkan, dsb. Jelaskan waktu rata-rata dan waktu maksimal proses (dalam hari atau jam).
7. Perkembangan (Growth). Hal ini mungkin sulit untuk diramalkan, tetapi cobalah untuk menghitung kemajuan bisnis dan menetapkan berapa tahun lagi sistem masih dapat diharapkan untuk berfungsi. Kemukakan dalam bentuk persentase atau angka sebenarnya.
8. Pengoperasian dan Lingkungan. Dimana komputer akan ditempatkan, dimana terminal-terminal yang interaktif ditempatkan, dan siapa yang akan menggunakannya.
9. Kompatibilitas, Pengantarmukaan. Jelaskan jika fasilitas antar komputer dibutuhkan, adakah alat-alat yang harus disatukan, atau jika pengiriman akses dibutuhkan. Jika sistem hanya dapat berjalan dengan komputer yang ada, atau harus dapat diprogram dengan bahasa yang spesifik, semua dokumen dinyatakan di dalam bagian ini.
10. Reliabilitas, Ketersediaan. Tulis penggambaran waktu diantara kegagalan-kegagalan (Meantime between Failures / MTBF), waktu untuk perbaikan (Meantime to Repair / MTTR) dan persentase tambahan yang diperlukan. Semua manufaktur menyatakan penggambaran ini untuk hardware mereka.
11. Pengantarmukaan dengan Pemakai. Rincikan pengalaman-pengalaman yang dibutuhkan user dalam menggunakan komputer, jelaskan bagaimana menangani sistem kapada user yang baru.
12. Pengaruh Organisasi. Departemen-departemen apa yang akan sangat berpengaruh dan seberapa jauh cara kerja mereka harus berubah. Bagaimana sistem yang baru dapat berkomunikasi dengan sistem manual yang ada.
13. Pemeliharaan dan Dukungan. Jaminan-jaminan yang dibutuhkan : berapa lama, sampai kapan, bagaimana pengiriman.
14. Dokumentasi dan Pelatihan. Rincikan semua dokumen-dokumen umum dan / atau pelatihan yang dibutuhkan.
15. Keuntungan (hanya RFP). Jika RD adalah RFP dalam situasi yang kompetitif, mintalah data dari penjual yang menjelaskan mengapa dokumen tersebut harus dipilih. Minta data yang relevan dari penjual yang berpengalaman, komitmen, metodologi proyek, contoh-contoh proyek yang sukses, dan referensi dimana anda dapat menghubungi penjual tersebut.
16. Persyaratan dan Kondisi. Menyatakan syarat untuk seleksi, kapan dan bagaimana akan dilakukan.
2.3. TANGGUNG JAWAB USER
Meskipun user tidak menulis RD, dia bertanggung jawab untuk menyediakan pewawancara tim proyek yang dapat dipercaya, dan informasi tepat pada waktunya. User harus dapat mengajukan orang yang mengetahui tentang semua sistem yang ada dan apa saja yang dibutuhkan untuk sistem baru.
2.4. KEPUTUSAN MELAKSANAKAN / TIDAK MELAKSANAKAN PROYEK
Setelah kebutuhan-kebutuhan ditetapkan, langkah berikutnya adalah memutuskan apakah proyek bernilai untuk dikerjakan atau tidak. Untuk membantu membuat keputusan itu, suatu studi kelayakan dilakukan untuk menjawab pertanyaan : “Dapatkah sistem ini dibangun secara teknik ? Sayangnya, tidak semuanya mungkin secara teknik, sehingga pertanyaan-pertanyaan untuk dijawab diubah menjadi, “Dengan biaya berapa sistem dapat dibangun, dan apa keuntungannya ?
Dalam suatu studi kelayakan kita mempertimbangkan semua penyelesaian masalah teknis yang mungkin, dan coba untuk memperkirakan biaya dari masing-masing penyelesaian masalah. Untuk suatu proyek yang berukuran besar, kita mempertimbangkan keputusan utama mengenai hardware apa yang digunakan, dan apakah akan membuat atau membeli software. Untuk proyek berukuran kecil sampai menengah studi kelayakan yang formal tidak perlu ditulis. Biasanya cukup dengan mengangkat seseorang untuk mempelajari penyelesaian masalah yang mungkin dan menilai keuntungan-keuntungan.
Perkiraan keuntungan ini mungkin saja mudah, tetapi seharusnya tidak dipergunakan. Manajer proyek tidak hanya harus menjawab “Apakah proyek ini secara teknik dapat dikerjakan ?” tetapi juga menjawab pertanyaan yang lebih penting : “Apakah proyek ini dapat dikerjakan oleh saya sekarang ?”
Manajer proyek harus bertanya pada diri sendiri apakah proyek yang ada memiliki peluang untuk sukses, atau proyek tersebut akan mengalami kegagalan disebabkan oleh terbatasnya sumber-sumber, pengetahuan, atau risiko di luar kekuasaannya. Tidak terkira proyek-proyek telah gagal secara keseluruhan maupun sebagian, karena orang mengabaikan tanda-tanda penting dan nyata yang menunjukan kegagalan. Setiap rencana dipengaruhi oleh risiko.
2.5. MANAJEMEN RISIKO
Menurut sejarah, industri pemrosesan data telah membuat reputasi yang buruk sekali karena meremehkan proyek-proyek yang ada. Ketika ditanya tentang alasannya, para ahli pemrosesan data membela diri dengan meberikan pernyataan seperti : “Saya menilai dengan benar berdasarkan fakta-fakta yang diberikan kepada saya.
Alasan yang menumpuk adalah bahwa :
(Pilih satu atau lebih : Si pemakai mengubah pikirannya ….. tidak pernah memberitahukan saya tentang… dan departemen- departemen yang lain menjanjikan ….. dan manajemen tingkat atas mendikte penilaian ….. dengan kata lain, itu bukan kesalahan saya !)
Solusi standar industri untuk semua masalah-masalah ini adalah :
SOLUSI 1. Selidiki masalah-masalah yang ada
SOLUSI 2. Hukum yang tidak bersalah
SOLUSI 3. Promosikan yang tidak terlibat
SOLUSI 4. Kembali ke solusi 1 dan berputar sampai membosankan
2.6. EMPAT LANGKAH MANAJEMEN RISIKO
Setiap proyek akan tepat waktu dan sesuai anggaran jika tidak ada yang salah. Penting sekali untuk berkosentrasi pada hal-hal yang akan menyebabkan salah dan coba untuk menghindari kesalahan-kesalahan tersebut. Hal ini disebut Manajemen Risiko.
Manajemen risiko terdiri dari empat langkah :
Langkah 1. Antisipasi risiko
Langkah 2. Singkirkan risiko yang mungkin terjadi
Langkah 3. Kurangi dampak risiko
Langkah 4. Tetap tenang ketika terjadi kesalahan
Pengelolaan Proyek Sistem Informasi
BAB 3
PERENCANAAN PROYEK
3.1. PENDAHULUAN
Sekarang anda sudah mengevaluasi proyek dan memutuskan untuk melanjutkannya. Pertama, anda harus meyakinkan rekan-rekan lain bahwa proyek sebaiknya dilaksanakan. Hal ini dilakukan dengan membuat proposal. Untuk sebuah proyek eksternal, proposal ditulis untuk meyakinkan klien agar membeli proyek dari tim proyek anda. Untuk proyek internal, manajemen sebaiknya meminta untuk membuat sebuah proposal. Hal ini untuk mendukung tim proyek untuk membuat rencana yang sederhana.
Sebuah proposal adalah dokumen yang merinci biaya dan jadwal proyek, serta menjelaskan langkah-langkah yang akan diambil oleh tim proyek untuk menghasilkan produk yang diinginkan.
Perencanaan adalah sebuah proses yang berulang-ulang : rencana akan ditinjau secara terus menerus sesuai dengan perkembangan proyek dan sesuai dengan bertambahnya pengetahuan dan pemahaman yang lebih baik dari anggota tim. Perencanaan memang merupakan pekerjaan yang sangat sulit, tetapi harus dilaksanakan sebagaimana mestinya. Banyak proyek menjadi kacau dikarenakan tidak adanya perencanaan.
3.2. PENDAHULUAN PERENCANAAN PROYEK
(THE PRELIMINARY PROJECT PLAN / PPP)
Pendahuluan Perencanaan Proyek adalah langkah awal, sumber daya, biaya dan jadwal yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. PPP adalah dokumen internal, tidak perlu ditunjukkan ke user, terutama user luar.
3.3. RINCIAN STRUKTUR KERJA
(WORK BREAKDOWN STRUCTURES / WBS)
Kunci berbagai rencana adalah memecah kegiatan yang diperlukan ke dalam sebuah bagian yang lebih kecil lagi. Rincian struktur kerja (WBS) diawali dengan menyusun komponen-komponen utama proyek. Hal ini merupakan Level 1 dari WBS (Level 0 adalah judul proyek).
Untuk proyek software, metode terbaik untuk pemecahan proyek menjadi bagian-bagian utama adalah diawali dengan 7 fase pengembangan software.
Lihat Gambar 3.1. Rincian Struktur Kerja / WBS
Lihat Gambar 3.2. WBS untuk analisis
Sistem Penomoran WBS
Sistem penomoran dalam WBS seperti pada gambar 3.2 :
- Untuk Level 0 atau judul proyek adalah 0.0.
- Pada Level 1 masing-masing item diberi nomor N.0.
Contoh : 1.0, 2.0, dst.
- Kemudian masing-masing item pada Level 2 dibawah item N.0 pada Level 1 diberi nomor N.1, N.2, dst.
Contoh : di bawah Level 1 item Analysis yang bernomor 2.0, kita mempunyai item 2.1, 2.2, dst.
- Sedangkan untuk Level 3, kita tambahkan titik dan digit dari nomor di Level 2. Sebagai contoh, dibawah 2.1 kita harus menuliskan 2.1.1, 2.1.2, dst.
Kapan Anda Berhenti ?
Pemasukkan nomor pada level terendah menunjukkan tugas atau kegiatan dalam proyek. Anda dapat berhenti merinci sebuah kegiatan jika mengikuti langkah-langkah berikut dengan benar :
1. Beberapa orang (atau grup dari sebuah proyek besar) dapat diberikan tanggung jawab untuk melakukan tugas atau menyelesaikan kegiatan-kegiatan yang dilibatkan.
2. Anda dapat memperoleh perkiraan (berupa orang atau hari) secara garis besar sebagai upaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang terlibat. Hal ini dapat dilakukan dengan memberi tanggung jawab pada setiap orang.
3. Anda dapat menjadwalkan tugas.
4. Tugas-tugas tersebut harus singkat dan dapat diselesaikan.
Sebagai seorang ahli kita dapat menetapkan sebuah tugas kepada Programmer, Analis, atau bahkan Manajer Proyek. Tergantung pada pengalaman dan keahlian dalam membuat perkiraan, analis mungkin hanya memerlukan level 1 dari WBS. Beberapa analis dapat dengan mudah membaca RD untuk proyek ABC (Appendix A) secara keseluruhan. Analis lain untuk merinci membutuhkan sampai Level 2. Seperti pada gambar 3.2, analis lainnya memerlukan sampai Level 3 sebelum mereka dapat memperkirakan secara keseluruhan.
Sebagai contoh Level 3 WBS untuk kotak INTERVIEW dan ANALYZE EXISTING SYSTEMS dapat dilihat pada gambar 3.3.
Lihat Gambar 3.3. WBS Level 3
Para ahli merinci setiap kotak pada level terendah sampai ia dapat memperkirakan berapa upaya yang diperlukan. Perkiraan-perkiraan ini dapat dipakai pada WBS seperti pada gambar 3.4. Sebagai catatan bahwa perkiraan total adalah jumlah dari masing-masing waktu. Hal ini disebut DIRECT time, yaitu jumlah hari yang sesungguhnya dibutuhkan untuk melakukan kegiatan .
Lihat Gambar 3.4. Analysis Level 3
Para ahli tersebut dengan cara yang sama dapat merinci kotak yang lain (DEFINE NEW SYSTEM FUNCTIONS, WRITE FUNCTIONAL SPEC. dan NEGOTIATE FUNCTIONAL SPEC.) dan menambahkan total waktu untuk semua analisis. Kemudian ahli tersebut mengajukan perkiraan dan daftar kegiatan sebelumnya yang dibutuhkan untuk seluruh analisis bagi Manajer Proyek. Orang tersebut bertanggung jawab terhadap perencanaan (mungkin Manajer Proyek untuk proyek berukuran kecil - menengah) kemudian menggabungkan seluruh perkiraan dan daftar kegiatan terdahulu. Ia mungkin mengakhirnya dengan daftar seperti berikut ini :
ACTIFITY EFFORT PRECEDENTS
Definition 20 -----------------
Analysis 35 Definition
Design 25 Analysis
Program A (Control) 20 Design
Program B (Registration) 30 Design
Program C (Warehouse) 25 Design
System test 10 Program A, B, C
Documentation 20 Design
Acceptance 5 System Test,
Documentation
Training 10 Documentation
Operation 10 Acceptance
TOTAL 210 person-days
3.4. DIAGRAM JARINGAN (THE NETWORK DIAGRAM)
Langkah kedua dari perencaan adalah menggambarkan diagram jaringan yang menunjukkan urutan kejadian. Tipe diagram yang paling baik untuk masalah ini adalah bagan PERT. Gambar 3.5. adalah sebuah bagan PERT untuk proyek di atas. Urutan kejadian hanya didasarkan pada contoh setiap kegiatan.
Lihat Gambar 3.5. Bagan PERT
Bentuk dari bagan PERT ini disebut Precedence Network (jaringan yang diutamakan). Setiap kotak menunjukkan sebuah kegiatan. Pada setiap kotak ditulis nama kegiatan dan waktu yang diperlukan.
Jalur Kritis & Lamanya Proyek
Bagan PERT dan jalur kritis adalah jumlah jalur, atau serangkaian kegiatan yang dapat ditelusuri pada PERT sederhana di atas, dengan mengikuti petunjuk garis panah. Lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menelusuri setiap jalur dapat dijumlahkan dengan menambahkan lamanya waktu dari jalur masing-masing kegiatan.
Jalur kritis (CP / Critical Path) adalah jalur terpanjang dan didefinisikan waktu minimal yang dibutuhkan untuk mengerjakan proyek.
PERT pada gambar 3.5. mempunyai jalur kritis yang terdiri dari kegiatan : START, DEFINITION, ANALYSIS, DESIGN, PROGRAM B, SYSTEM TEST, ACCEPTANCE, OPERATION, dan END. Proyek tersebut membutuhkan total waktu : 135 hari.
3.5. MENGHITUNG BIAYA PROYEK
(CALCULATING PROJECT COST)
Jika kontrak proyek telah mempunyai harga tetap, Manajer Proyek dapat menghitung biaya kasar untuk tenaga kerja, dengan cara mengalikan jumlah tenaga kerja per-hari dengan rata-rata biaya per-hari.
Biaya pekerja perhari disebut ‘biaya penuh’ : yang harus mencakup biaya operasi, sewa, administrasi pekerja, dan keuntungan. Untuk itu anda harus menambahkan biaya tetap, seperti computer time, sewa peralatan khusus, biaya tak terduga, dan sebaginya. Biaya tetap harus dirinci oleh setiap estimator untuk kegiatan utamanya.
Lihat Gambar 3.6. SUPERPROJECT
Rata-rata Pgr 75 pd @ $1000 per pd 75,000
Keuntungan 25% 18,750
Faktor risiko :
User berubah pikiran terhadap 10% format
Biaya = 10% tambahan waktu pemrograman 7,500
Total pemrograman $ 101,250
3.6. PENJADWALAN PROYEK (PROJECT SCHEDULE)
Langkah selanjutnya adalah menghitung jadwal proyek. Untuk melakukan hal ini, perencana (mungkin Manajer Proyek) harus mengaplikasikan jadwal yang sebenarnya dari perkiraan ke CALENDAR DAYS (jadwal harian) atau lamanya pekerjaan.
Salah satu kesulitan tugas ini adalah mengalokasikan sumber daya manusia yang akan bekerja pada kegiatan yang akan dilaksanakan, terutama ketika pekerjaan berlangsung secara serentak. Kesulitan lain adalah memutuskan bagaimana mempersingkat pekerjaan yang dilakukan dengan menggunakan sumber daya yang ada.
Kemudian Manajer Proyek menjadwalkan semua proyek pada kelender atau jadwal yang nyata. Metode terbaik untuk melakukan hal ini adalah dengan menggambarkan ke dalam sebuah Gantt Chart atau Bar Chart seperti pada gambar 3.7.
Lihat Gambar 3.7. SUPERPROJECT project schedule
3.7. Outline Pendahuluan Perencanaan Proyek
(PRELIMINARY PROJECT PLAN OUTLINE)
Dilengkapi dengan semua pengetahuan ini, Manajer Proyek dapat menuliskan dokumen penting ini. Berikut ini adalah outline yang disarankan untuk PPP.
1. Tim Proyek (The Project Team)
Menggambarkan struktur, siapa yang memberikan laporan, siapa yang menerima laporan, kepada siapa berkomunikasi, dst.
Lihat Gambar 3.8. Typical Project Team Structure
Programmer (tidak lebih dari 5 orang). Bertanggung jawab terhadap pemrograman.
Pimpinan Proyek (Project Leader)
Mengawasi programmer.
Bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan yang bersifat teknis, seperti analisis, disain dan tugas-tugas pemrograman keseluruhan.
Tujuan utama : kualitas produk yang dihasilkan secara teknik.
Manajer Proyek (Project Manager)
Manajer dalam tim (pimpinan, motivator, dll).
Bertanggung jawab terhadap semua komunikasi yang datangnya dari luar (laporan, pertemuan-pertemuan, penghubung antara manajemen tingkat atas dengan user).
Tujuan utama : keberhasilan proyek (perencanaan, pengontrolan, komunikasi).
2. Biaya Proyek (Projects Cost)
Termasuk WBS, membuat perkiraan dan perhitungan yang digunakan untuk menaksir biaya dalam pembuatan produk.
3. Penjadwal Proyek (Project Schedule)
Merupakan bagian terpenting dalam proyek, dan dapat menggunakan metode Gantt.
4. Pemeriksaan Ulang (Reviews)
Pada bagian ini anda dapat menghubungkan antara pertemuan dari manajemen utama dengan peninjau teknik (jadwal proyek akan memberikan informasi ini), tujuan dari masing-masing peninjau, dan siapa yang akan mengerjakannya. Buatlah daftar tanggung jawab dari orang-orang yang terlibat.
5. Laporan (Reports)
Bentuk dan isi dari laporan keadaan, laporan milestone dan dokumen proyek lain dapat dirinci di dalam laporan tersebut.
6. Dokumentasi (Documentation)
Ada 2 jenis dokumen di dalam proyek, yaitu user dan manajemen proyek.
7. Asumsi (Assumptions)
Disini anda dapat menentapkan harga berdasarkan asumsi : dimana sebagian besar adalah fakta yang diberikan oleh user.
3.8. KESIMPULAN UNTUK PERENCANAAN
Perencanaan itu seperti menunggang kuda : kelihatannya sulit sebelum anda mencobanya. Tetapi begitu anda mencobanya, maka segalanya akan menjadi mudah.
Langganan:
Postingan (Atom)